Microsoft Officeライセンス管理、その厄介なるもの - 中小事業所のオフィスインフラを考える

常に最新版を提供

社内でOfficeのバージョンがバラバラ、っていう会社、よく見かけます。
購入時期、インストールの時期によって、その時手に入るものを手に入れ、バージョンアップは優待こそあれ「買い直し」です。しかたない話ですが、バージョンの違いで保存形式が変わったりUIが変わったりして、だいぶ混乱しました。

Office365の場合、常に最新バージョンしか提供しませんし、契約を続けている間は無償提供ですから、こういった混乱は少なくすることができます。

課金単位が「端末」ではなく「人分/月」

何人分契約しておきます、そこから誰に割り当てます、という管理。
PCが何台あるかわからない、インストールしたものの、古くなって交換した後どこかで眠っている、とかあっても困らない。
とにかく、在籍者数あればいいのです。

1人5台までインストール可！

業務でやむなく複数台利用する人も出てきますが、こうしたケースでも「1人」として契約して課金されることになります。

パッケージ版、端末ごと1つ必要、という体系しかなかった時代に比べて、なにこれ太っ腹、という感じです。

正確に言うと、1人あたり、5台のWindowsPCまたはMac、5台のタブレット、5台のスマホで計15台までOKです。
WindowsRTじゃないSurfaceをドコに含むのかは知りません。

1人複数デバイスを、Office365のサイトに利用者自身でサインインしてインストール可能という特徴を逆手に？取って、「福利厚生の一環として、私物（自宅等の）PCに入れていいよ」としている企業もあるみたいです。

企業側から貸与するものが1人5台を超えるとか、まず無いですから、余らせてしまうわけです。
ならば、自宅で使ってもらってもいいんじゃないか、という発想です。
この制度を導入している企業が、「家に持ち帰って仕事しろ」と言っているわけではないと切に願います。

Windows版とMac版で同じ契約

小さいながらも社内にMacがある会社のシステムを管理する立場からすると、これは地味ながら非常にありがたいです。

前述のとおり最新版提供で、WindowsとMacを合わせて1人5台までインストール可。
最新のMac版Officeは、Windows版とのデータ互換性もかなり高くなってますし。

落とし穴：インストールには、「利用者本人のアカウント」が必要。

これはOffice365というよりは、Microsoftが不正ライセンス（メディア1つで複数台にインストール）への対策として推し進めてきて、パッケージ版Office2013でも必須と鳴っている「ダウンロード・インストール化」の弊害なのですが、「マイクロソフトアカウント」が必須になっています。

で、利用者本人のアカウントを作り、Microsoft Onlineのサイトでサインインして、ダウンロードしてインストールをするわけです。

誰かが入社してくるためのセットアップであれば、情シスでアカウント発行して、その手元にあるパスワードでサインインして進めるのでいいのです。
しかし、PC故障など交換のためのセットアップの場合、アカウントとパスワードは利用者本人に渡してあり、パスワードは変更してもらっているはずですので、その人のためのライセンスを利用したダウンロードためのサインインができない！ってことになります。

ここの運用をどうするか、考えなくてはいけません。
所詮会社支給のもの、見られてまずい情報はない、ってことで、マイクロソフトアカウントのパスワードは情シスで管理（知っている状態）にしてしまう、っていう方法も、なくはないです。

ただし、Office365 Business Premiumでメールサーバー（ExchangeOnline）も使っているとなると、同じアカウントで管理しますから、管理者側がパスワードを知っている状態だと、メールがいつでも覗き放題になります。（自社でメールサーバー立てている会社ならログ見れば全部はわかる、ってのもありますが）

さらに、同Premiumで提供されるSharepoint Onlineを使ってドキュメント管理をしていた場合、セキュリティ設計に基づいてアクセス権を限定している重要なデータ（個人情報とか！マイナンバーデータとか！）が、管理者に筒抜けになります。

マイナンバー（特定個人情報）は、「システム管理者ですらアクセス権を持たない」ことがガイドラインで出されているらしいので、これはアウトです。

そんな感じなので、交換用のPCを用意したら、「Officeは自分で入れてね☆（ゝω・）vｷｬﾋﾟ」って話になります。

「ソフトウェアのダウンロードとインストールくらい、まあ出来るでしょ」って話ではあるのですが、今度はメーラーにOffice365で提供されるOutlookを使う場合、その設定も利用者本人にお願いすることになります。

「全体的にITリテラシ高くない、そして情シスすら専任置けない」みたいなところから、色々楽をするためにOffice365を選択した結果、メールサーバーへの接続設定まで利用者本人にやらさせることになってぶーぶー言われる、みたいな展開になります。
（それくらい普通にできて欲しいんですが、って言葉を飲み込む）

Office365が向かない事業所

交替勤務制などで、従業員数＞端末台数の乖離が大きなところ。
こうしたところでは、端末ライセンスでの購入が適切です。

Office 365 Solo

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家庭用です。法人向けに家庭用プランを利用するのはやめましょう。
Office365 Solo自体を使っているわけではないので一般論ですが、
個人用はたとえ価格が安価で魅力的に映ったとしても、構成される製品が違ったり、管理機能周りが抜けていたりして管理コストが上がったり、という問題がありがちです。
なにより「ライセンス条項」に引っかかります。

個人利用のPC用に契約する分には、わるくないんじゃないでしょうかね。

Office 365 Business Essentials

Officeスイートが含まれていません。OfficeOnline（Webブラウザ上で動く機能制限版Office）が使えます。
ですが、このOfficeOnline自体はそもそも無償提供されているものだったりしますし、機能は限定されていますし、Excelの関数の挙動が微妙に違ったり*1するので、これで業務を回そう、ってのは、まだまだかなり怖い判断と言っていいと思います。

じゃあこのプランの存在価値はなにか、というと、メールサーバー（ExchangeOnline＋Outlook Web Access）です。
あと、SharePointOnlineやSkype for Business（旧称Lync）といったもののクラウド提供。
Google Apps for Work（旧称Google Apps for Business）と同じ、と思って貰えればほぼ間違いないでしょう。

Officeスイートとしてのライセンスはすでに整備してあるけど、メールサーバーを自分で運用しきれないよ、っていう事業所向けでしょう。

Office 365 Business Premium

これまで語ってきたOffice 365 Businessのオフィススイート製品に加え、前述のEssentialsで提供されるサーバー系サービスを組み合わせたものです。

ここまでが「300人以下向け」、と言われているプランで、規模不問の3プランが用意されていますが、やはりこの連載テーマが小規模向けってことで、割愛します。

1つ引っかかるのは、コンプライアンス系の機能が、最上位プランであるOffice 365 Enterprise E3でしか提供されていないことです。
「電子メールとファイルの訴訟ホールド、権利管理、およびデータ損失防止」という、上場を考えている企業であれば気になるキーワードがはいってますので、該当する場合は詳細を確認することをお勧めいたします。